Note n°046 – Clarté des rôles et des périmètres

D’une manière générale, clarifier les rôles de chacun est un facteur de performance pour un collectif.

Dans les situations et projets complexes, c’est un enjeu de premier plan.

Clarifier les rôles ne signifie pas « figer » les rôles. Plus les situations sont complexes, plus le besoin de faire appel à certains rôles plus qu’à d’autres évolue avec le temps et les situations. Aussi, comme l’exprime Henry Mintzberg, il est nécessaire de garder « la marge de manoeuvre légitime », celle qui permet à une personne qui endosse un rôle particulier d’ajuster son périmètre de décision et d’action à la particularité d’une situation.

Cependant, en environnement VUCA (voir note n° 12 « C’est flou ! »), il existe tellement de facteurs de stress, que clarifier les rôles des personnes au sein de l’équipe permet d’obtenir une forme d’assurance. Tout d’abord, cela permet de mettre en miroir les besoins et les rôles pour vérifier qu’ils sont bien exhaustifs, qu’il n’y a pas de « trous dans la raquette ». Ensuite, cela permet d’organiser les redondances.

Éviter qu’une personne puisse empiéter sur le périmètre de l’autre et générer des tensions relationnelles non souhaitables tout en veillant à ce que l’absence d’une personne puisse être palliée par une fonction de suppléance pour les rôles endossés ordinairement par l’absent.

Les équipes robustes clarifient les rôles et en régulent l’attribution de manière régulière.

Un rôle disparaît, deux autres apparaissent. Une personne abandonne un rôle et une autre le reprend. Le système managérial proposé par la gouvernance cellulaire par exemple met la gestion des rôles au cœur de son approche. Les outils proposés par ce système de management, dont les ressources sont en accès libre et sur la base des travaux de Jean-Luc Christin, sont particulièrement efficaces pour définir et réguler les rôles au sein des équipes.